PDF 파일로 문서의 통합을 꿈꾸는 어도비

파워포인트 버전이 높아서 열리지 않는다면? 설계도 도면이 캐드 프로그램이 없어서 볼 수 없다면…그 문서 하나를 보려고 용량이 큰 프로그램을 설치하지 않아도 된다. PDF만 있으면 된다는 것이 어도비의 설명이다. 개인 고객과 기업고객을 적절히 공략하는 어도비가 2월 첫날 미디어데이를 열고, 한글을 비롯해 엑셀, 파워포인트, 워드 등 보통 한 개 이상의 오피스 프로그램을 쓰는 기업을 위한 제품 ‘어도비 애크로뱃 8 프로페셔널’을 발표했다. 어도비는 다른 회사에서 문서를 받았을 때 그 형식이 없다면 문서를 보기 위해 다시 프로그램을 설치하는 수고를 덜기 위해 문서를 통합하고자 하는 것이고 그 표준을 어도비의 기술은 PDF로 삼자는 것이다. 실제로 기업 중 66.4%은 현재의 기업 문서 환경에 문제가 있다는 것을 알고 있다. 이를 파악한 어도비는 전자문서로 기업들이 표준화와 보안, 협업, 저장, 통합관리를 위한 기반을 다져야 한다고 말하며 이를 해결할 수 있는 것이 ‘어도비 애크로뱃 8 프로페셔널’이다. 여기에 담겨있는 몇 가지 재주들을 살펴보자.

1. 여러 포맷의 파일을 간단히 취합
어도비 애크로뱃 8 프로페셔널은 오피스 문서는 물론 스프레드 시트, 웹 페이지, 이미지, 멀티미디어 등의 원본 파일의 보안 설정과 디지털 서명을 그대로 살린 채 하나의 PDF 패키지로 취합된다. 어크로뱃 파일을 열어서 문서를 불러오면 한글이나 엑셀, 파워포인트, 설계도면까지 해당프로그램이 PC에 없어도 확인할 수 있다. 또한 문서마다 암호를 걸 수 있어서 한 번에 열어볼 때도 아무나 볼 수 있는 문서와 실무자만 볼 수 있는 문서를 구별할 수 있다.

같은 문서를 한번에 모아서 열 수 있다.

 2. 양식이 있는 문서를 쉽고 빠르게 만든다
글에 있는 이력서, 엑셀에 있는 정리표를 PDF로 내보내면 자동으로 양식 필드를 인식해 인터랙티브 똑같은 양식 문서를 만든다. 텍스트 입력은 물론 문서 배포와 데이터 수집까지 전체 업무 프로세스를 자동화한다. 설문지를 비롯해 기업의 서식 문서를 쉽게 만들고, 이를 이용하면  필드 값을  간편하게 모으고 정리할 수 있다. 

다른 PC에서 붙이는 주석을 실시간으로 확인 할 수 있다.

3.편리한 협업 도구를 통해 전자 문서 검토
형광 펜, 포스트일, 텍스트 편집 도구와 같은 익숙한 검토 도구를 통해 주석을 추가하거나 공유할 수 있다. 멀리 있는 상대방과 같은 문서를 열거 서로 주석을 달면 실시간으로 그 내용을 볼 수 있다.

 4. 감춰진 정보까지 완전히 지우는 교정 도구
문서의 민감한 정보나 데이터를 감추고 싶을 때 교정 도구로 PDF 문서에서 바로 지울 수 있다. 이 기능을 쓰면 원본 문서를 따로 편집할 필요 없이 내용을 감출 수 있고, 보이지 않는 메타데이터까지 완벽하게 가릴 수 있다.

 5. 쉬운 e-메일 보관
아웃룩에서 선택한 폴더와 보관함을 자동으로 PDF 문서로 백업해 보관할 수 있다. 첨부 메일까지 그대로 보관할 수 있을 뿐 아니라 받은 사람, 보낸 사람, 날짜 등으로 정렬도 가능하다.

 6. 워드 문서로 되돌리기 기능
어도비 PDF 파일의 레이아웃, 글꼴, 서식, 표 형식을 원본문서와 똑같이 유지하면서 워드 문서로 되돌려 편집할 수 있다.

‘어도비 애크로뱃 8 프로페셔널’에는 분명 편리한 재주들이며 여러 자회사를 가지고 있는 대기업이라면 업무의 효율성을 높이는 데 큰 도움을 받을 것으로 기대된다. 실제로 코오롱 같은 건설사들은 이를 이용해 현장근무자와의 의사소통과 문서 작성에 걸리는 시간이 줄어들고 편해졌다. 미국에서는 이미 국제 표준기구인 ISO에게 승인을 받아 표준 문서로 지정이 되어 있어 글로벌 기업이라면 유용하겠다. 이번 제품은 기업에 중점을 둔것이긴 하지만 이를 개인이 잘 활용할 수 있는 방법을 찾으면 어도비가 바라는 통합문서로 국내에서도 인정받을 날이 오지 않을까 싶다.